Un intervento in condominio non finisce quando l’impresa se ne va. Per l’amministratore comincia la parte più delicata: riferire in assemblea cosa è successo, chi paga e perché, e in caso di sinistro fornire all’assicurazione tutto ciò che serve. Senza una documentazione completa, ogni domanda diventa una telefonata all’impresa e ogni dubbio una discussione.
Ecco i 7 elementi che la documentazione di un intervento dovrebbe sempre contenere.
1. La causa accertata
Non basta “riparata perdita”: la documentazione deve dire dove si è verificato il guasto, cosa ha ceduto e perché. È la prima domanda che arriva in assemblea.
2. La natura del guasto
Condominiale o privata? È ciò che decide chi paga. Scritta nero su bianco, con le foto a supporto, evita settimane di discussioni tra condomini.
3. La cronologia
Quando è arrivata la segnalazione, quando la squadra era sul posto, in quali giornate si è lavorato. In caso di sinistro è la prima cosa che chiede il perito.
4. Le foto: prima, durante e dopo
Il “durante” è quello che manca quasi sempre, eppure la causa spesso si vede solo a cassonetto o controsoffitto aperto. Senza quelle foto, la causa resta una parola.
5. I costi voce per voce
Ore di lavoro, materiali, smaltimento. Un totale da solo non si difende davanti ai condomini; un dettaglio chiaro sì.
6. Le firme
Di chi era presente, per esempio il custode, e di chi ha eseguito il lavoro, con una frase che dica cosa si sta firmando: che i lavori descritti sono stati eseguiti nelle date indicate.
7. Gli interventi consigliati
Se durante il lavoro emerge una tubazione vicina al limite o un altro punto critico, scriverlo subito permette di programmarlo prima che diventi un’emergenza, e tutela chi amministra.
Come lo faccio io
Dopo ogni intervento consegno all’amministratore un unico rapporto d’intervento firmato, che contiene tutti e sette i punti: pronto da portare in assemblea o da inoltrare all’assicurazione.
